Twoja poczta firmowa trafia do spamu? Oto najczęstsze przyczyny
Nie ma nic gorszego niż wysłać klientowi wycenę i usłyszeć „nic do mnie nie dotarło". Kiedy firmowe maile lądują w spamie albo w ogóle nie dochodzą, prawie zawsze chodzi o to, że serwery odbiorców nie mają pewności, że to naprawdę Ty wysyłasz.
Trzy zabezpieczenia, które o tym decydują
Poczta ma trzy „pieczątki wiarygodności" zapisane w domenie:
- SPF: mówi, które serwery mają prawo wysyłać maile w imieniu Twojej domeny.
- DKIM: podpisuje wiadomości cyfrowo, żeby odbiorca wiedział, że treść nie została zmieniona.
- DMARC: instrukcja, co zrobić z mailem, który nie przeszedł powyższych testów.
Jeśli któregoś brakuje albo jest źle ustawiony, serwery odbiorców traktują Twoje maile podejrzliwie i wrzucają do spamu.
Inne częste przyczyny
- Wysyłka z adresu na darmowej domenie (np.
@gmail.com) w imieniu firmy. - Serwer wysyłkowy trafił na listę spamerów (DNSBL), czasem przez zainfekowaną stronę na tym samym koncie.
- Treść maila wygląda „spamersko": same wielkie litery, podejrzane linki, brak wersji tekstowej.
Najczęstszy scenariusz w małej firmie: poczta działała latami, aż zmienił się hosting albo dodano nowe narzędzie do wysyłki i SPF przestał się zgadzać.
Jak to sprawdzić i naprawić
Stan SPF/DKIM/DMARC można zweryfikować w kilka minut. Poprawka to zwykle dopisanie właściwych rekordów w DNS domeny. Efekt bywa natychmiastowy, maile znów docierają do skrzynki odbiorczej.
Zajmiemy się tym za Ciebie
Sprawdzamy konfigurację poczty, uzupełniamy brakujące zabezpieczenia i monitorujemy, czy z czasem coś się nie „rozjechało".
Twoje maile giną albo lądują w spamie? Napisz do nas, zdiagnozujemy pocztę.